Hvorfor Vigilo?

Personvernet og informasjonssikkerheten til innbyggerne i kommunen er viktig, og både forvaltningsloven, personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) stiller strenge krav til kommunens behandling av personopplysninger. 

Selbu kommune har valgt Vigilo for å sikre en trygg og effektiv kommunikasjon mellom hjemmet og barnehage, skole og SFO. Vigilo erstatter mindre sikre kommunikasjonskanaler som e-post, SMS og ranselpost. 

Hva er Vigilo?

Vigilo er et komplett oppvekstadministrativt system (OAS) som brukes til administrasjon av kommunale barnehager, skoler og SFO. Personopplysninger hentes fra Folkeregisteret, og kontaktopplysninger (e-post og mobilnummer) hentes fra Kontakt- og reservasjonsregisteret. 

Hva brukes Vigilo til?

For barnehager og SFO brukes Vigilo blant annet til

• søknad om plass og redusert betaling
• fakturahåndtering
• inn- og utsjekk av barn

For skolene brukes Vigilo blant annet til

• administrering av timeplaner, karakterer og vitnemål
• behandling av søknader om elevpermisjoner
• fraværsregistrering

I tillegg brukes Vigilo til å 

• sende meldinger og brev til foresatte
• rapportering til ulike nasjonale register, for eksempel vitnemål for opptak til videregående opplæring

Kommunikasjon i Vigilo

Vigilo har også en egen kommunikasjonsløsning for digital dialog mellom foresatte og barnehage, skole eller SFO. Her kan foresatte

• motta og sende meldinger
• melde fravær for egne barn  
• få tilgang til nyheter, karakterer og fraværsoversikt
• besvare spesifikke samtykker

Foresatte får tilgang til kommunikasjon og informasjon om egne barn gjennom Vigilo app og Vigilo foreldreportal. 

Det er forskjellig innhold i Vigilo-appen og foreldreportalen. 

Vigilo App

I appen vil foresatte blant annet få tilgang til å sende og motta meldinger fra barnehage, skole og SFO, melde fravær for egne barn, og se nyheter publisert av barnehagen eller skolen.

Vigilo App kan lastes ned gratis på App Store (iOS), Google Play (Android) eller App Gallery (HarmonyOS).

Du logger deg inn første gang via ID-porten. Da må du opprette en firesifret PIN-kode som du skal bruke når du logger deg inn neste gang. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.  ​

Se også hjelpeartikkel om nedlasting og førstegangs innlogging i Vigilo app i Vigilo hjelpesenter.​

Vigilo foreldreportal

I foreldreportalen i nettleser kan du søke om plass i barnehage eller SFO, søke redusert betaling, og få tilgang til timeplaner og karakterer.

Vigilo foreldreportal er tilgjengelig i nettleser på PC, smarttelefon eller nettbrett. Denne portalen har mer innhold enn Vigilo app. Du logger deg inn i Vigilo foreldreportal via ID-porten.

Se også hjelpeartikkel om innlogging i foreldreportalen i Vigilo hjelpesenter.​

Husk å alltid logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettleseren etter bruk.

Behandling av personopplysninger

Selbu kommune samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver etter barnehageloven, opplæringsloven og forvaltningsloven. Informasjonssikkerhet og personvern er en integrert del av kommunens virksomhet. 

Hvilke opplysninger hentes og behandles?

Vigilo henter personopplysninger fra Folkeregisteret (FREG) og Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR). Dette er blant annet navn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjoner og bostedsadresse. I tillegg behandles opplysninger som registreres av ansatte i kommunen, for eksempel karakterer, fravær og timeplan. Foresatte kan også sende personopplysninger til skolen eller barnehagen via kommunikasjonsløsningen i Vigilo.

Endring av opplysninger

Du kan selv endre opplysninger i Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. 

• Endre opplysninger i Folkeregisteret 
• Endre opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret: 

Dine rettigheter etter personvernregelverket

Når personopplysninger samles inn og brukes, har du rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). 

• Barnehage- og skoleeier er ansvarlig for personopplysninger som behandles i Vigilo. 
• Formålet med behandlingen er å ivareta barnet ditt i oppveksten, inkludert administrasjon knyttet til kommunens oppgaver og plikter for barnehage, skole og SFO.
• Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen bryter med regelverket.

Tilgang til Vigilo

• Det er i utgangspunktet kun foresatte med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon om egne barn i Vigilo-appen og foreldreportalen. 
• Fosterforeldre/beredskapshjem vil også få tilgang tilsvarende foresatte med foreldreansvar. 

Foreldre uten foreldreansvar

• Hvis en foresatt har foreldreansvar alene, kan den andre foresatte likevel ha rett til informasjon. 
• Foresatte uten registrert foreldreansvar må be om informasjon konkret, jf.  barnelova § 47. Retten til å få opplysninger om barnet etter § 47 gjelder ikke dersom foreldreansvaret er fratatt etter barnevernsloven § 4-20, eller dersom det å gi opplysningene kan være til skade for barnet. 

Endring av foreldreansvar

• Foresatte kan selv avtale å endre foreldreansvaret. 
• Avtalen må registreres i folkeregisteret. 
• Les mer om  foreldreansvar og registrering på nettsidene til Skatteetaten.

Andre omsorgspersoner

• Personer som ikke er definert som foreldreansvarlige, (f. eks. steforeldre, besteforeldre eller en nabo som skal passe barnet) får ikke tilgang til foreldreportalen.
• Dersom de har behov for informasjon når de har omsorg for barnet, må de kontakte barnehagen eller skolen direkte per telefon.

Du må være oppmerksom på hvilken type informasjon du deler i Vigilo, enten som del av en melding eller som vedlegg. 

Vi oppfordrer til å unngå å dele sensitiv informasjon. Begrepet sensitiv informasjon omfatter, men er ikke begrenset til:

• Kategorier av personopplysninger som i personvernforordningen omtales som særlige kategorier:
  • opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse 
  • opplysninger om politisk oppfatning 
  • opplysninger om religion 
  • opplysninger om filosofisk overbevisning 
  • opplysninger om fagforeningsmedlemskap 
  • genetiske opplysninger 
  • biometriske opplysninger
  • helseopplysninger (se informasjon under “melde fravær”)
  • opplysninger om seksuelle forhold
  • opplysninger om seksuell legning
• Problematiske forhold ved skolen eller konflikter som omhandler navngitte ansatte, elever eller foresatte
• Individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak
• Informasjon om personlig økonomi
• Informasjon om mistrivsel, eller saker som omhandler mobbing, krenking, eller annen negativ adferd.

Selv om risikoen for at informasjon kommer på avveie i Vigilo er vesentlig redusert, kan ikke risikoen fjernes helt. Skal du dele sensitiv informasjon du ikke ønsker skal komme på avveie, anbefales det å ta direkte kontakt med barnehagen eller skole via telefon eller ved å avtale et møte. 

Merk: Du kan ikke selv slette meldinger eller vedlegg sendt via Vigilo. 

Melde fravær

Fraværet meldes til barnehagen eller skolen via menypunktet Melde fravær i foreldreportalen.  

Kan årsak til fravær oppgis?

Som hovedregel bør derfor sensitiv informasjon unngås i fraværsmeldinger.

Ved midlertidig sykdom eller skade kan det likevel være praktisk å oppgi årsak, for eksempel når barnehagen eller skolen trenger informasjon for å kunne tilrettelegge. Dette kan gjelde situasjoner som:

• Smittsomme sykdommer, som korona, RS-virus eller hodelus
• Sykdom eller skade som krever midlertidig tilrettelegging, for eksempel kraftig hoste, brukket arm eller ben

Foresatte må selv vurdere hvilken informasjon de mener det er forsvarlig å dele i Vigilo.

Du finner nyttig informasjon om praktisk bruk av Vigilo-appen og Vigilo foreldreportal på foreldresiden i hjelpesenteret til Vigilo. 

Du kan også sende en henvendelse til Vigilo support, eller ta kontakt med din barnehage eller skole dersom du har spørsmål om Vigilo.