Hvorfor bruker vi Vigilo?

Vigilo er Selbu kommunes digitale løsning for samarbeid og kommunikasjon mellom hjem, barnehage, skole og SFO.

Vi bruker Vigilo for å ivareta personvernet til barn, elever og foresatte, og for å sikre trygg håndtering av informasjon. Løsningen erstatter mindre sikre kommunikasjonskanaler som e-post, SMS og papirbeskjeder.

Vigilo samler viktige tjenester og informasjon på ett sted og bidrar til enkel og sikker kommunikasjon mellom kommunen og foresatte.

Hva brukes Vigilo til?

Barnehage og SFO 

• Søknad om plass
• Søknad om redusert betaling
• Fakturahåndtering
• Inn- og utsjekk av barn

Skole

• Registrering av fravær
• Søknad om elevpermisjon
• Timeplaner, karakterer og vitnemål

Felles for barnehage, skole og SFO

• Sende og motta meldinger
• Motta informasjon, nyheter og brev
• Trekke samtykker
• Rapportering til nasjonale registre når dette er pålagt

Kommunikasjon i Vigilo

Gjennom Vigilo kan foresatte enkelt holde kontakt med barnehagen, skolen eller SFO.

Foresatte får tilgang til informasjon og tjenester knyttet til egne barn gjennom Vigilo app og Vigilo foreldreportal.

Appen og foreldreportalen har ulik funksjonalitet. Foreldreportalen inneholder flere tjenester enn appen.

Vigilo app

I Vigilo app kan foresatte blant annet:

• sende og motta meldinger fra barnehage, skole og SFO
• melde fravær for egne barn
• lese nyheter og informasjon fra barnehagen, skolen eller SFO

Appen kan lastes ned gratis fra:

• App Store (iOS)
• Google Play (Android)
• AppGallery (HarmonyOS)

Ved første innlogging logger du inn via ID-porten. Deretter oppretter du en firesifret PIN-kode eller aktiverer biometrisk innlogging.

Les mer i Vigilos hjelpesenter om nedlasting og førstegangsinnlogging her: 

Hjelpeartikkel om nedlasting og førstegangs innlogging i Vigilo app 

Vigilo foreldreportal

I Vigilo foreldreportal kan foresatte blant annet:

• søke om barnehageplass eller SFO-plass
• søke om redusert betaling
• se timeplaner, karakterer og annen elevinformasjon
• få tilgang til flere tjenester enn i appen

Foreldreportalen kan brukes på PC, nettbrett og mobiltelefon via nettleser. Innlogging skjer gjennom ID-porten.

Les mer i Vigilos hjelpesenter om innlogging i foreldreportalen.

Husk å logge ut

For å ivareta personvernet anbefaler vi at du alltid logger ut av foreldreportalen og lukker nettleseren når du er ferdig.

Tilgang til Vigilo

• Det er som hovedregel foresatte med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon om egne barn i Vigilo app og Vigilo foreldreportal.
• Fosterforeldre og beredskapshjem får tilgang på tilsvarende måte når dette er registrert og godkjent.

Foresatte uten foreldreansvar

• Dersom bare én foresatt har foreldreansvaret, kan den andre foresatte likevel ha rett til informasjon om barnet.
• Foresatte uten registrert foreldreansvar må be om informasjon direkte fra barnehagen eller skolen. Retten til informasjon følger av barnelova § 47. Retten gjelder ikke dersom foreldreansvaret er fratatt etter barnevernsloven, eller dersom det å gi informasjon kan være til skade for barnet.

Endring av foreldreansvar

• Foresatte kan avtale endringer i foreldreansvaret. Endringen må registreres i Folkeregisteret før den blir synlig i kommunens systemer.
• Mer informasjon om foreldreansvar og registrering finner du på Skatteetatens nettsider.

Andre omsorgspersoner

• Andre omsorgspersoner, for eksempel steforeldre, besteforeldre eller andre som hjelper til med omsorgen for barnet, får ikke tilgang til Vigilo.
• Dersom de har behov for informasjon i forbindelse med omsorg for barnet, må de kontakte barnehagen, skolen eller SFO direkte.

Hvorfor får ikke alle tilgang?

• Tilgangen til Vigilo er begrenset for å ivareta personvernet til barn og foresatte og for å sikre at personopplysninger bare deles med personer som har rett til innsyn.

Når du sender meldinger eller vedlegg i Vigilo, bør du være bevisst på hvilken informasjon du deler.

Vi anbefaler at du unngår å sende sensitive personopplysninger i meldinger og vedlegg. Dette gjelder blant annet:

• helseopplysninger
• opplysninger om religion eller livssyn
• opplysninger om politiske oppfatninger
• opplysninger om fagforeningsmedlemskap
• opplysninger om seksuelle forhold eller seksuell orientering
• genetiske eller biometriske opplysninger
• informasjon om personlig økonomi
• individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak
• saker om mobbing, krenkelser eller mistrivsel
• konflikter som omhandler navngitte elever, foresatte eller ansatte

Dersom du ønsker å dele sensitiv informasjon, anbefaler vi at du tar kontakt med barnehagen, skolen eller SFO på telefon eller avtaler et møte. 

Merk: Du kan ikke selv slette meldinger eller vedlegg sendt via Vigilo. 

Melde fravær

Fraværet meldes via funksjonen Melde fravær i foreldreportalen.  

Kan jeg oppgi årsak til fraværet?

Som hovedregel bør du unngå å dele sensitive helseopplysninger i fraværsmeldinger.

Ved kortvarig sykdom eller skade kan det likevel være nødvendig å gi enkel informasjon dersom barnehagen eller skolen trenger dette for å kunne tilrettelegge for barnet. Dette kan for eksempel være:

• smittsomme sykdommer, som influensavirus, RS-virus eller hodelus
• sykdom eller skade som krever midlertidig tilrettelegging, for eksempel kraftig hoste, brukket arm eller ben

Foresatte må selv vurdere hvilken informasjon det er nødvendig og forsvarlig å dele i Vigilo.

Er saken mer omfattende?

Dersom fraværet skyldes forhold som krever mer oppfølging, eller det er behov for å dele sensitive opplysninger, anbefaler vi at du tar kontakt med barnehagen eller skolen direkte på telefon eller avtaler et møte.

Selbu kommune behandler personopplysninger i Vigilo for å kunne utføre lovpålagte oppgaver innen barnehage, skole og SFO. 

Vi er opptatt av å ivareta informasjonssikkerhet og personvern i alle våre tjenester. 

Hvilke opplysninger hentes og behandles?

Vigilo henter enkelte opplysninger fra offentlige registre, blant annet Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Dette kan være:

• navn
• fødselsnummer
• adresse
• e-postadresse
• familierelasjoner

I tillegg behandles opplysninger som er nødvendige for oppfølging og administrasjon i barnehage, skole og SFO, for eksempel:

• fravær
• timeplaner
• karakterer
• søknader og vedtak
• meldinger mellom foresatte og kommunen

Endring av opplysninger

Du kan selv endre opplysninger i Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. 

• Endre opplysninger i Folkeregisteret 
• Endre opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret: 

Dine rettigheter etter personvernregelverket

Når kommunen behandler personopplysninger om deg eller ditt barn, har du rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Du har blant annet rett til:

• informasjon om hvilke opplysninger som behandles
• innsyn i egne opplysninger
• å be om retting av feilaktige opplysninger
• å klage dersom du mener opplysningene behandles i strid med regelverket

Selbu kommune er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i Vigilo. Formålet med behandlingen er å ivareta barnets oppvekst- og opplæringstilbud, samt utføre kommunens oppgaver innen barnehage, skole og SFO.

Dersom du mener at personopplysninger behandles i strid med gjeldende regelverk, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner nyttig informasjon om praktisk bruk av Vigilo-appen og Vigilo foreldreportal på foreldresiden i hjelpesenteret til Vigilo. 

Du kan også sende en henvendelse til Vigilo support, eller ta kontakt med din barnehage eller skole dersom du har spørsmål om Vigilo.